Gyakran hallom képzéseken, hogy „erre már abszolút nincs időm„.
Ilyenkor mindig beugrik a gondolat, hogy össze kellene már szednem azokat az eszközöket és módszereket, melyekkel időt lehet nyerni a prezentációk készítése, előadása során. Természetesen szívesen veszem majd bárkinek a kiegészítéseit a témában 🙂 Kezdjünk is bele, hogy ne veszítsünk időt.
Előkészítés:
- A gondolat ereje: Fontos tudnunk, hogy a prezentációk készítése nem akkor kezdődik, amikor megnyitjuk a Powerpointot. Én napokkal előtte ízlelgetem a gondolatokat, gyakran a kocsiban vagy tömegközlekedésen ülve. Ha valami beugrik, akkor azonnal feldobom egy cetlire. Ezzel sok időt takarítok meg, mert mikor fizikálisan is belekezdek, akkor gördülékenyebb a munka.
- Közös munka: Gyakran tapasztalom, hogy egy 20 perces meeting vagy egy gyors telefon valamelyik kreatív kollégámnak megadja az alaplendületet és sokszor új ötletet vagy csak más megvilágítást hoz. Ne akarjátok egyedül megváltani a világot.
- Előre megadott formátum v. minta: Speciális helyzet, amikor több anyagból áll össze a prezentáció. Ilyenkor fontos, hogy mindenki előre megkapja az elvárt formátumot, mert akkor nem fog órákat elvenni az egységesítés. (Zárójelben jegyzem meg, hogy egy jó template mindig sokat segít a profi megjelenésben, hogy ne kelljen sokat formázni)
Szerkesztés, készítés
- Billentyű kombinációk: A szerkesztés során sokat segíthet egy-két okos billyentyűkombináció.
- Dupla seprű: Ha a „formátum másolása” seprűjére duplán kattintotok, akkor addig rakja át bárminek a formátumát (amire kattintotok), amíg nem nyomtok ESC-gombot. Így gyorsan lehet formázni.
- Ctrl-D: Ezzel azt az objektumot azonnal másolja, ami korábban kijelölésre került. (nem kell Ctrl-C majd Ctrl-V)
- Shift-F5: Amikor az animációkat állítjuk be akkor segít sokat. A prezentációt az adott diától indítja el.
- Visualbee: Ha nem vagyunk kötve a céges formátum, akkor érdemes kipróbálni a visualbee nevű programot. Korábban írtam róla.
- Vázlat, mind-map: Nekem bejönnek a mind-map programok, mert segítenek a szerkesztés részben, hogy globálisan lássam a témaköröket, felülről.
- Rajzolj: Próbáld meg lerajzolni a prezentációdat, mielőtt Powerpointba dobálnád a szövegeket. Így tisztábban látod majd a célokat és sok összefüggésre magadtól is rájössz.
Előadás (inkább időkezelésként)
- Piramis struktúra: Bárkivel előfordulhat, hogy a 30 percesre tervezett előadására csupán 15 perce van. Ilyenkor segít sokat, ha a prezentáció piramis-elv alapján van felépítve. A módszer lényege, hogy a prezentáció szinte bárhol elvágva befejezhető vele, vagyis nem 30 percre van optimalizálva, hanem időszeletenként. A módszer lényege, hogy egy tömör kezdés után szeletként kerül kibontásra minden téma.
- Beépített, GIF-óra: Az interneten számos olyan .gif formátumú óra van, melyet be tudtok illeszteni a prezibe, így mindig tudjátok hol álltok időben. Ezeknek van visszaszámolós verziója is, ami pedig szünetekre kiváló.
- Prezenter: Egyes prezenterek tartalmaznak időzítőt, mely a kezetekben remegve jelzi, hogy lejárt az idő.
- Kérdések helye: Régi trükk, ha félünk az időkezeléstől, akkor az elején jelentsük ki, hogy a kérdéseket a résztvevők a végén tegyék fel.
dr. Z
