Gyakori a visszajelzés azoktól a szakemberektől, akik egyre feljebb lépnek a karrierjükben: nem tudják, hogyan kell hatékonyan prezentálni felsővezetőknek.
Az egy dolog, hogy fel kell szólalni egy csapatértekezleten, hogy tájékoztasd kollégáidat egy olyan projektről, amelyen éppen dolgozol. De az ügyvezetőt meggyőzni vagy bevonni egy témába is egészen más feladat. A tét gigászivá válik abban a pillanatban, amikor elkezdesz beszélni.
Talán mindig is tartottál egy kicsit a felsővezetők „külön fajától”, hiszen számodra a középiskolai legkeményebb tanáraid szúrós tekintetét és kőkemény elvárásait testesítik meg mind a mai napig.
Valahogy mindig is a hihetetlen türelmetlenség, a zsúfolt időbeosztás és az óriási téttel járó döntés meghozatala jut az eszedbe velük kapcsolatosan.
Nem hiába szakítják félbe a hosszú prezentációkat – különösen, ha azok még unalmasak is – mielőtt még befejezhetnéd.
Szerinted amikor egy részletes döntéselőkészítő anyagot kérnek tegnapra, – mert anélkül képtelenség bármit mondani az általad felvetett kérdésre, amit eléjük tártál –; az lényegében csak annyit jelent náluk, hogy nincs kedvük ezzel a szöszmötöléssel foglalkozni, már várja őket az ebédjük.
„De te rakd csak össze ma éjfélig a prezentációt, igaz elolvasni nem fogják, de legyen hosszú és színes.”
Nem tévedtél nagyot, de a kép ennél árnyaltabb, ráadásul kifelejtettél egy igen fontos információt:
ők is emberek.
Ugyanúgy működik az érvelés, a figyelemfelkeltés és -lekötés technikája velük kapcsolatban is, mint akárki másnál.
Ebben a cikkben hoztam néhány kulcsfontosságú összetevőt a sikerhez, néhány kerülendőt és két korábbi cikkemet is, amelyből megtanulhatod, hogy miként prezentálj felsővezetők előtt sikeresen.
Megszólal a felsővezető: viccelsz, tényleg azt hiszed, hogy van időm ezzel foglalkozni?
Ennek a mondatnak a félelmében teszed fel te is jogosan a kérdéseket.
Mi befolyásolja mondandód hitelességét az üzleti tárgyaláson, milyen eszközöket célszerű használni és mit tanácsos kerülni?
A cégek felsővezetői éjt nappallá téve dolgoznak, emiatt kevés időt tudnak szánni a vállalat operatív szintjén zajló eseményekre. Tehát…
Mindig gyorsan és egyértelműen mutasd be a számukra fontos információkat, tegyél fel kérdéseket, miközben az előadásod legyen rövid és éleslátó. Ennek fontosságáról a Forbes is írt korábban.
A prezentáció célfunkciója a vállalat előre mozdítása kell, hogy legyen, ezért fel kell vázolnod, mire van szükség nemcsak az erőforrások és a költségvetés, hanem a mások részvétele szempontjából is.
Ha rengeteg az egyidejű kezdeményezés a vállalatban, a vezetők a saját és a vállalat kollektív energiáját azokra a programokra fogják összpontosítani, amelyek a legnagyobb hatást érik el.
Egy vezetőt érdekli az is, hogy milyen hatással van egy kezdeményezés elmulasztása, és hogyan fognak rá reagálni a versenytársak?! Amikor vezetőknek prezentálsz, nem elég az adatokat és az elemzéseket szintetizált módon bemutatni, hanem csökkenteni is kell a vezető kognitív többletköltségét azáltal, hogy világos perspektívát adsz a „válaszra”.
Ne félj a „rossz választás” bemutatásától se, mivel bármilyen válasz bemutatása elősegíti a tartalmasabb párbeszédet, ezzel nyomást gyakorolhatsz egy konkrét dologra.
Jeff Bezos híresen az ügyfelekkel kapcsolatos megszállottságra összpontosította az Amazont, kiemelte ennek előnyeit és azt, hogy miként teremthet mindez versenyelőnyt.
Ebben a szellemben sok vezető is hasonlóképpen felteszi a kérdést, hogy a stratégiai kezdeményezések milyen előnyökkel járnak az ügyfelek számára.
A felsővezetők fejében tehát olyan kulcsfontosságú kérdések járnak a prezentációd alatt, amikre neked választ kell tudnod adni.
Mivel érdemelheted ki a felsővezetők figyelmét és támogatását?
Kérdések, amiket érdemes megválaszolnod:
- Hogyan juthattok el gyorsabban ide – amit éppen vázolsz –, vagy érhetitek el azt rapid módon?
- Mire van szükséged tőle (a vezetőtől)? Ő miben segíthet ebben?
- Hogyan reagálnak majd erre a versenytársaitok?
- Mi a javaslatod?
- Hogyan segít mindez az ügyfeleiteknek és nem csak nektek?
Ami pedig előnyös a prezentáció alatt:
- Sebesség: azonnal mondd el neki, miben segíthetsz. Ha el tudod mondani 5 perc alatt, ne húzd 20 percig. Ha a megoldás vagy lehetőség 5 hónapot vesz igénybe, legyen válaszod, hogyan érhetitek el azt sokkal gyorsabban.
- Világosság: mutasd be ötleted lézerpontos tisztasággal; csak a szükséges mennyiségű adat legyen benne. Mondd el neki, mi olyan fontos, miért olyan fontos és miért kell ezzel foglalkozni. Mit nyerhettek vele és mit veszíthettek vele, ha elhanyagoljátok a kérdést? Mire van pontosan szükséged neked a vezetőktől mindehhez?
- Szakmai alázat: mutasd meg nekik az energiádat és szenvedélyedet is. Mondd el és mutasd meg nekik, mit érzel az ügy kapcsán.
- Vigyél lelket bele: méghozzá úgy, hogy képeket festesz le az elméjükben. Tehát mesélsz nekik egy történetet, használsz egy anekdotát vagy metaforát és leíró nyelvezetet.
- Használd a vizualitást: ha diákat használsz, használj erőteljes, érzelmeket keltő és lenyűgöző képeket. Építs kontrasztot, világítson és legyen kifejező.
- Látásmód: az általad prezentált dolog hogyanilleszkedik és támogatja a vállalat értékrendjét és stratégiai céljait? Mi ennek a hatása, haszna és a befektetés megtérülése? Hogy néz ki a jövő? Vázold fel mindezt.
- Kockázat csökkentése: Mi sülhet el rosszul és hogyan kerülhetitek el? Van válaszod a „mi lenne, ha”-ra?
- Kérdés szekció: Készülj fel a kérdésekre. Adj magadnak időt, hogy átgondold a válaszokat.
Kognitív elfogultságok, amik ronthatják a hitelességed és hírneved?
Ennél a pontnál néhány dolgot feltétlenül meg kell említenem.
- Az Imposztor-szindrómát. A Psychology Today a következőképpen írja le a szót: „egy pszichológiai kifejezés, amely egy olyan viselkedési mintára utal, ahol az emberek kételkednek teljesítményeikben és tartós, belső félelmeik vannak azzal kapcsolatosan, hogy a csalással egyszer majd lelepleződnek.”
Lehet, hogy rendkívül jó vagy a munkában, mégis az az érzésed, hogy hamarosan kiderül rólad, hogy egy csaló vagy? Nem vagy egyedül a jelenséggel.
Beszéded máris szélsebesen zakatolni kezd, döcögősen beszélsz, előnytelen testtartás mellett alacsony vokális energiával és a szenvedély hiányával rendelkezel; a szemkontaktust is kerülöd. Ez pedig a hátrányodra van.
- Dunning-Kruger-effektus. Ez az imposztor-szindróma ellentéte. Annak a téveszméje, hogy „okosabb és tehetségesebb vagy, mint amilyen valójában”.
Ha hallottál már előadót, aki egy olyan témáról beszélt, ahol a teremben mindenki számára nyilvánvaló volt, hogy nem tudja, miről beszél; akkor a Dunning-Kruger-effektus szemtanúja voltál.
Az ilyen emberekből gyakran hiányzik azönértékelés, a közönség iránti empátia hiánya van jelen bennük és nincs meg az önkontrolljuk. Miben nyilvánulhat meg nálad? Túl magabiztos vagy és az irreleváns tartalom mellett gyakorta ismételsz, mindezt arrogáns stílusban.
- Az esztelenség betegsége. Az ego egy másik megnyilvánulása. Amikor az elsődleges célod az, hogy lenyűgözd a közönséged azáltal, hogy megmutatod nekik, mennyire király vagy.
Iszonyatosan sokat tudsz és keményen dolgozol is. Veszélye viszont egyértelműen a felkészültség hiánya, a kevés gyakorlás, a közönség igényeinek vagy érzéseinek figyelmen kívül hagyása, irreleváns dolgok felhozása. Ahol a cél inkább a lenyűgözés, mint a kapcsolatteremtés.
Ha figyelmen kívül hagyod ezeket a kognitív elfogultságokat a felsővezetők előtti prezentáció során, az rontja a hitelességed és hírneved is.
A felsővezetőknek előtti prezentálás kulcsa
A felsővezetők előtti prezentációd olyan, mint a társastánc.
Ha nem figyelsz, előfordulhat, hogy egymás lábára léptek és a kémia megléte nélkül szenveditek végig a sokatmondó perceket.
Meglepő, de a tapasztalatok alapján mindkét fél szinte mindig ugyanazokat a problémákat határozza meg egymást illetően, ha a prezentáció kerül terítékre.
De az okokban és a megoldásokban különböznek egymástól.
Hogyan célszerű előadni egy felsővezető előtt?
Különösen ajánlom neked korábbi cikkemet, ha úgy érzed, hogy soha nem tettek komoly intézkedéseket a te ajánlásod alapján.
Ha szeretnél hozzászólni a témához, amikor egy adott vita legközelebb ismét felmerül, de fogalmad sincs, hogyan vidd véghez!
Előfordult, hogy a felsővezető ásítozott és babrálta a mobilját végig a prezentációd alatt.
Vagy az előadásod során szemmel láthatóan gyakran felborul a menetrend, amikor a kérdések „megszakítanak” és ezt rosszul viseled, ahelyett, hogy bevonnád a prezentációmba a helyzetet.
Azt tudnod kell, hogy vezetőként a sikerhez szükséges összes készség közül talán a hatékony kommunikáció a legfontosabb és gyakran ezt a legnehezebb fejleszteni.
Ez azért van, mert a kommunikáció nem egyetlen készség. Ez valójában egy komplex készség, amely egymásra épül.
Tehát miért fontos, hogy megértsd, milyen egy jó vezető, hogyan gondolkodik és milyen egy napja valójában?
Mert függetlenül attól, hogy hivatalos prezentációt tartasz vagy egyszerűen csak beszélgetést folytatsz, bizonyos eszközökre fokozottan szükséged lesz, hogy felkelthesd egy vezető figyelmét.
Egyes szakemberek annyira el vannak ázva funkcionális szerepeikben és zsargonjukban, hogy elvárják, hogy a tények önmagukért beszéljenek egy prezentáció során.
A Szahara szárazságú adatok viszont ritkán teszik ezt.
Ismerd meg tehát korábbi cikkemből az elkerülendő hibákat egy felsővezető előtti prezentáció kapcsán.
Egy előadó magabiztossága és lelkesedése egy adott ügy mellett befolyásolhatja a vele kapcsolatos döntéseket.
Ezért feltétlenül ismerned kell a sikeres Pitch titkát is.
Ami lényegében egy figyelemfelkeltő és érthető, meggyőző bemutatkozás, prezentálás, bemutatás. Valamit, valamilyen cél érdekében.
Ha az ötleteidet, terveidet, céljaidat, álmaidat, üzeneteidet, gondolataidat kell prezentálnod emberi lények előtt valaha is (beletartozik a felsővezető is), akkor neked is szükséged lesz a jó pitching titkára.
Korábban írtam erről is.
És mi a helyzet az online térrel?
Hogyan tartsunk emlékezetes prezentációt online?
Hiszen egy jó darabig még az elsődleges kapcsolódási forma marad az üzleti életben továbbra is. Kénytelenek vagy alkalmazkodni a megváltozott körülményekhez.
A profession.hu cikkében vendégblog formájában beszéltem arról, hogy miként adhatunk emlékezetes prezentációt, ha az nem személyesen, hanem az online térben zajlik?
Az eszközeinket meg kell tervezni.
Ebből a cikkből megismerheted az online tér reális kihívásait.
De természetesen nem csak nehézségei vannak az online prezentációnak; számos olyan előny és lehetőség rejtőzik benne, amit az offline nem tesz lehetővé.
Az egyetlen különbség közted és felsővezető között gyakorta csak a fizetésed és a beosztás.
Emberként jóval több közös vonásod van vele kapcsolatosan, amit értékelhetsz.
Egykor ő is a helyedben járt és több mint valószínű, hogy pontosan tudja, mit érzel.
Ahelyett, hogy előadásnak tekintenéd a prezentációt, tekintsd inkább egy lehetőségnek arra, hogy megoszd a gondolataidat, ötleteidet, kifejezd magad és változást érj el.
Ha szeretnél a prezentációid magabiztos urává válni, vedd a kezedbe a saját sorsod, tedd a vállaidra a terhet és bólints rá az önfejlesztésre (és kattints rá a linkre!)
