A vezetők 30 másodperc után kikapcsolnak – nem azért, mert bunkók, hanem mert a napjuk pörgős és sokoldalú. Az idő és figyelem, kognitív terhelés véges. Így használd a Bluf technikát a figyelemfelkeltésre és a gyors döntéshozatalra. Különösen menedzsment-orientált környezetben hasznos.
Bottom Line Up Front = Kezdd a lényeggel! A BLUF betűszó egy hatékony üzenetküldési, üzenetátadási technika, különösen az elfoglalt embereknek, például vezetőknek címzett e-mailek, prezik esetében.
Olvasási idő: 10 perc, szerintem ennyi időd van a fejlődésre. Mert a te karriered, a te sztorijaid, a te mondanivalód igenis fontosak.
Hadd tegyek fel egy gyors kérdést!
Elismernek a kollégáid, vezetőid, ügyfeleid egy-egy prezi, meeting vagy egy „e-mailen bedobott ötlet” után? Hátba veregetnek kifelé menet?
Vagy inkább az alábbi visszajelzéseket kapod:
- „Le tudnád írni rövidebben?”
- „Huh, erre most nincs időm, elvesztettem a fonalat az ötödik sornál.”
- „Nem tudom miről van szó, de majd beszéljük meg ezt telefonon.”
Te pedig nem érted.
Mert kiváló képességeid vannak. Szuper ötleteid, kiemelkedő szakmai tudásod. Rendre mégis mások aratják le a babérokat. Nem veszik komolyan az ötleteidet, nem figyelnek oda a szavadra.
Mintha nem érdekelne senkit, hogy mi van a cégnél, a projekteknél.
És a szíved mélyén tudod, hogy nem ezért: mert ők azok, akik felszólalnak a megbeszélésen, ők mutatják be a csapat eredményeit.
Mert ezt te is megteszed.
Mégsem lettél még felsővezető.
Nem rád bízzák a kiemelkedő projekteket.
Nem tőled kérik ki a szakmai véleményezéseket.
Csökken a láthatóságod.
Mi lehet a gond?
Túl zajos vagy
Amikor a meetingen a 16. dia vagy egy e-mailen a két bekezdés után még mindig nem jutottál el a konklúzióra, akkor azzal ezt üzened a hallgatóságnak, a címzettnek:
„Annyira nem volt nekem fontos ez az előadás, hogy alaposabban felkészüljek rá. Ezért csak rizsázom”. Fontos! Nem baj, ha hibázol (mind szoktunk), de számít, hogyan teszed:
- „Kimagaslót szeretnék neked hozni, és egyébként hibázok, mert ember vagyok” (ez rendben van)
- „Azt sem tudom, miről, hogyan, miért akartam beszélni, mert nem készültem fel, ezért rizsázom, hosszúra nyújtom” (ez nincs).
A cégeknél a vezetőknek van a legkevesebb idejük.
A kontextusváltás, a végtelen meetingek és egyéb problémák felemésztik a vezetők idejének nagy részét. És az utolsó dolog, amit tenni akarnak, az az, hogy egy 20 perces kiselőadást vagy egy teljes e-mailt elolvassanak ahhoz, hogy végre a probléma lényegére térjenek.
Számos előadó prezentációjának méltatlanul elhanyagolt útitársa a struktúra tudatos felépítése. Pedig ez minden prezentáció gerince.
Erre jó a Bluf.
Tehát mi a Bluf?
Egy katonai szabvány.
Egy kommunikációs módszer, a technikai gyökerei a hadseregben keresendők, ahol a világos, tömör kommunikáció jelentheti a különbséget a siker és a kudarc, vagy akár az élet és a halál között.
Akár e-mailt fogalmazol, akár javaslatot mutatsz be, akár meetinget vezetsz, a mondanivalód sebtében való átadása mindent megváltoztathat.
A BLUF betűszó mögött álló kommunikációs elv a lényegre tér (bottom line up front). De Minto-módszerként vagy Minto-piramisként is ismerjük.
A BLUF áttöri a zajt; ahelyett, hogy háttérinformációkkal vagy narratívával építenénk fel a mondandónk, a BLUF megköveteli, hogy a fő üzenettel kezdjünk. Tiszteletben tartva a címzett idejét és kognitív terhelését.
Ezzel a BLUF nemcsak a gyorsabb megértést segíti elő, hanem egy fókuszáltabb és cselekvésorientáltabb párbeszédet is előmozdít.
Így néz ki:
01.Következtetés, kérés
Azonnal add meg a lényeget. „Javaslom, hogy fogadjuk el a B projektet.”
02.Főbb érvek
Miért? Mutasd be a 2-3 legfontosabb érvet!
03.Háttéradatok, részletek
Csak ha kérik, legyenek kéznél. De ne ezzel kezdd!
A legtöbb ember azonban a következő sorrendben gondolkodik és kommunikál:
-Támogató adatok vagy tények
-Támogató érvek
-Fő üzenet
Miért hívják Minto-piramisnak?
Barbara Minto kommunikációs tanácsadó, aki a Harvardon diplomázott, 1985-ben írta a The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking (A piramis alapelve: Logika az írásban és a gondolkodásban) című könyvét.
Ebben kifejtette a BLUF betűszóval történő hatékony kommunikációról alkotott elképzeléseit: innen ered a MINTO piramis elv (itt írtam róla korábban) elnevezés, mely egy olyan keretrendszer, amely lehetővé teszi számodra is, hogy egy egyszerű, mégis lenyűgöző és emlékezetes történettel vond magadra a hallgatóságod figyelmét.
1.Szint: Válasz. Bevezető kulcsüzenet.
(szituáció/helyzet > bonyodalom/konfliktus > kérdés > válasz)
Minden, ami számít, legyen benne a bevezetőben.
2. Szint: Alátámasztó érv.
A problémára adott válaszod MECE-érvek logikai kombinációja támassza alá.
3. Szint: Alátámasztó adatok.
Minden érvet alátámasztó adatok támasszanak alá.
4. Szint: Konklúzió.
A levonandó végkövetkeztetés.
Ezt a mintát követve a piramis tetején található a prezentációd legfontosabb elvihető üzenete, melyet ezután logikus sorrendben követve bizonyítékok rétegei követnek.
A struktúra mögött pedig egy logikával és adatokkal alátámasztott történetszál bontakozik ki, amelyet a prezentáció elkészítése során tudatosan megtervezel.
A prezentáció és a struktúra egy titkos kapcsolat, amely végigvisz a konklúzióig. Egy prezentáció során egy kognitív utazásra viszed a közönséget, egy olyan utazásra, ami után – ha jól csinálod – az emberek másképp látják majd a világot.
Mert közben:
meggyőzől.
motiválsz.
eladsz.
befolyásolsz.
A BLUF használatának előnye – összefoglalva
Az üzleti életben a kommunikációnak világosnak és hatékonynak kell lennie. Az emberek elfoglaltak, és nincs idejük hosszú szövegfalakat olvasni, vagy hosszú prezentációkat hallgatni, ahol a legfontosabb információkat csak a végén osztják meg.
Erre jó a Bluf, ami felülről lefelé irányuló struktúrát alakít ki a kommunikációdban, ezért gyorsan és világosan juttathatod el az üzenetedet.
Előnye:
1.Világosság: A lényeg azonnali bemutatásával megszünteti a zavart.
2.Hatékonyság: Időt takarít meg mind neked, mind a csapat, hallgatók számára.
3.Segíti a döntéshozatalt: Gyorsabb reagálást és cselekvést tesz lehetővé.
Oké, de mi legyen a LÉNYEG, a fő üzeneted, fő konklúziód?
A BLUF egy keretrendszer az üzenet céljának és a szükséges cselekvésnek a hirdetőtáblára való kihelyezésére. De mi lehet ez a lényeg, üzenet?
Egy világos, tömör és hatékony üzenet, amely négy összetevőből áll:
Szituáció/helyzet – leírhatsz egy helyzetet, hogy képet alkothass a hallgatóságod elméjében.
Komplikáció/bonyodalom – írhatsz egy bonyodalomról, mi okozza a konfliktust, problémát vagy lehetőséget? Ezeknek a tényezőknek cselekvésre kell kényszeríteniük a hallgatóságot, vagy legalábbis továbbra is fenn kell tartaniuk a figyelmet.
Kérdés – feltehetsz egy kérdést, amely kiemeli azt a döntést, amellyel a hallgatóságodnak szembe kell néznie. A kérdésnek logikusan kell következnie a bonyodalomból.
Válasz – lehet egy ajánlás, kulcslépés, amely megoldja a problémát. Biztosítja a happy end-et. A megoldásodnak kölcsönösen kizárónak és együttesen kimerítőnek kell lenniük.
Akkor a leghatásosabb a BLUF-öd, ha megválaszolja az alábbi 5 kérdést:
- ki,
- mit,
- hol,
- mikor
- és miért,
és megadja a legfontosabb információkat.
Ez egy összefoglaló, amely legfeljebb 30 másodpercet vesz igénybe. E-mailben, prezin, dián kiegészíthető a tárgysorral, üzenetekkel és a további részletek indoklásával. A leveled tárgya lehetőséget adhat kulcsszavak használatára is az e-mail-ed céljának kiemelésére.
TIPP: a címzett által elvégzendő tevékenységek a következők lehetnek.
- CSELEKVÉS – Intézkedni kell!
- ALÁÍRÁS – Aláírást igényel
- INFORMÁCIÓ – Tájékoztatási célokat szolgál, intézkedést nem
- DÖNTÉS – Döntést igényel
- KÉRÉS – Engedélyre vagy jóváhagyásra van szükség
- KOORD – Koordinációra van szükség
Segítsd a technikát az 5 MIÉRT segédmankóval:
Mert az 5 miért rávilágít a mögöttes problémákra, amelyek nem feltétlenül nyilvánvalóak.
Mert az 5 miért meggyőző, ad egy logikus alapot a fő üzenetednek.
Mert az 5 miért diagnosztizálja (és kezeli) a kiváltó okokat, nem csak a tüneteket.
Az 5 miért Tojoda Szakicsi személyéből ered.
A későbbi Toyota alapítójának apját és a japán ipari forradalom kulcsfiguráját tartják az 5 Miért módszer „feltalálójának”.
Bár a pletykák szerint Tojoda Szakicsi gyermekeitől merített ihletet az 5 Miért módszer kidolgozásakor, a gyökere máig ismeretlen. A feltalálása óta eltelt évtizedekben az 5 Miért módszer széles körben elterjedt a japán Lean filozófián belül, és a nyugati világban is népszerű minőségbiztosítási eszközzé vált.
Példa alapkonklúzió:
„Egyszerűsítenünk kell az interjúköröket.”
Alkalmazd az 5 Miértet a BLUF-odra: azaz a fejedben Fluimucil Ábel kistesója zakatoljon: „De miért?”
- Miért kell egyszerűsíteni az interjúköröket?
Mert átlagosan 45 nap töltünk be egy pozíciót. A 45 napos toborzási idők pedig szűk keresztmetszetté váltak.
- Miért váltak szűk keresztmetszetté?
Mert a versenytársak 30 nap alatt ajánlatot adnak, a legjobb jelöltek 40%-át elveszítjük a folyamat végén.
..és így tovább.
Az egyik legjobb technika a BLUF állítás megalkotásához az, hogy először két kérdést teszel fel magadnak:
- Kinek szól ez az üzenet?
- Mit kell tudniuk?
Ez felkészít arra, hogy a lényegi tanulsággal és/vagy válasszal kezdj. Ne feledd – ez érdekli őket, és értékelni fogják, hogy gyorsan eljutottál a lényeghez.
Nézzünk egy példát egy olyan helyzetre, amikor beveted a BLUF-t
Szituáció
A HR-osztálynak támogatásra van szüksége egy mentorprogram megalkotásához, hogy sikeres legyen a jövőbeli termelés. Egy hosszú prioritási listával rendelkező vezetőhöz intéz sürgős kérést.
De a kérés feldolgozása és rangsorolása érdekében adatokkal is érvel.
BLUF-levél
Tisztelt XY,
Erőforrásokat kérek az XYZ mentorprogram kialakításához a következő fél évben, különben kockáztatjuk, hogy elveszítjük a munkatársakat a versenytársakkal szemben, és csökken a termelés (adatok).
A munkatársak, akiknél a fluktuáció már 5%-os (XXX osztály, YYY munkatárs), az multik bérei iránt nyitottak, elégedetlenek a fizetésükkel. De az exit interjúk alapján a bér csak az egyik tényező, a karrierút hiánya a másik. Javaslatom egy belső mentorprogram indítása, ami költséghatékonyan növelné a lojalitást (alátámasztó érvek).
Ráadásul a munkatársak több mint 50%-a már bő 10 éve itt dolgozik, és velünk akar maradni, de a versenytársak egy másik lehetőséget, „víziót” kínálnak neki (adatok és tények). Tudja a vezetőség támogatni a kérésünket (HR osztály)?
Várom mielőbbi válaszát,
Péter
Figyeljük meg, hogy egy hatásállítással kezdődik, amely azt a kérdést boncolgatja, hogy „Mi a hatása, ha most nem dolgozunk ezen?” A hatás az lesz, hogy elveszíthetjük a régi motoros munkatársakat a versenytársakkal szemben (és kockáztatjuk a termelést), és nincs több vesztegetni való időnk.
Ezután az alátámasztó érvekben kitér a levél a hatás értékére, a fluktuáció számaira és a bevételre. Végül más adatok és tények is előkerülhetnek, amelyek alátámasztják az érveket.
Elvitelre
A Minto Piramis vagy Bluf technika tehát egy eszköz, amely világosabbá és hatékonyabbá teszi az (írásbeli és szóbeli) kommunikációdat.
A konklúzióval vezeted be a szöveget, fő érveket adsz meg, és részletekkel támasztod alá. Az elfoglalt közönséged hálás lesz érte.
Kommunikálj fókuszáltan, röviden.
A BLUF áttöri a zajt, és már a legelejétől fogva a lényeget hangsúlyozza.
Ha 10 percet kapsz, maradj 5 dián belül
Mibe kerül neked ma, hogy nem vesznek észre, nem vesznek komolyan, nem emelkedsz ki a zajból? Akár havi több százezer forint lehet… talán milliós az összeg.
Ha tegnap felsővezető lettél volna, most hol tartanál?
Ki neveznek ki?
Aki „érzésre lopja az időt”, „nem tud a lényegre térni, ezáltal az okos ötleteit sem megmutatni”, nem tud „csapattag lenni, mert nem elég proaktív, inkább terjengős, aki nem látja a fő célokat tisztán”?
Vagy téged, a felkészülten beülőt, aki jól foglal össze, jól kérdez, jól szól hozzá és minden mondatával azt üzeni: „kompetens vagyok”. Aki meggyőzően tudod felvázolni a terveiteket.
Amikor nem jutsz el gyorsan arra a pontra egy meetingen – mert csak mondod és mondod –mások nem tudnak bekapcsolódni a beszélgetésbe, elveszíted a hitelességed. Mivel a többi csapattag úgy lát téged, mint aki nem tiszteli mások véleményét.
Pedig te még csak nem jutottál el oda, amire ki akarnál lyukadni.
Ehhez a veszteséghez képest eltörpül a DrPrezi Akadémia havidíja.
A legtöbb prezentáló, kommunikáló nemcsak nem készül fel… hanem azt sem tudja, mitől lesz kerek egész egy hatásos prezi, beszéd.
Az Akadémiában a felkészülésben és az elméleti háttérben is segítséget kapsz.
Jómagam is tanulok több helyen. Rendszeresen mondok „IGEN”-t az olyan ajánlatokra, ahol csekély áron olyan képességeket tanulhatok meg, amelyek havi több százezer forint plusz jövedelmet érhetnek.
Már most tekintélyes könyvtárhoz férsz hozzá a csatlakozásod után azonnal. A tartalomjegyzéket az oldalon látod: https://akademia.drprezi.hu/
Elkerülöd, hogy azt mondják arra a mondatodra, hogy: „Oké, tudom, hogy teljesen elkanyarodtam a témától…” hogy : Isten hozott újra!”
UI: a DrPrezi Akadémiát csak időnként nyitjuk meg, de addig is fel tudsz iratkozni az értesítőre (ugyanazon a linken); addig ugyanis hetente, e cikkhez hasonló hasznos anyagokkal leplek meg.