Létezik hatásos üzleti gyilkosság. Ebben a cikkben megismered a jó beszédírók (vagy épp regényírók) múltjának egy sötét foltját. Mégis tőlük kéne tanulnod. Még akkor is, ha a vállalati kultúra a legszívesebben kitagadna ezért.
Ebben a cikkben egy olyan témáról fogok beszélni, amit egy Drprezi Hírlevélben úgy fejeztem ki, hogy hatásos üzleti gyilkosság.
A hírlevélbe amúgy itt tudsz feliratkozni (amikor a DrPrezi Akadémia épp zárva tart, az elsők között értesülhetsz a következő csatlakozási lehetőségről is.)
Most kérlek képzeld el, hogy már fut a „stáblista” a prezid végén.
Savanyú, értetlenkedő, unott arcok néznek veled farkasszemet. Az értetlenkedő tekintetek mindegyike épp szabadulni a helyzettől. Nem is érted a jelenséget. Hoztál rengeteg információt, statisztikát.
De egy dolgot talán elfelejtettél: a DELETE gombot.
Ebben a cikkben megismered a jó beszédírók (vagy épp regényírók) múltjának egy sötét foltját. Mégis tőlük kéne tanulnod. Még akkor is, ha a vállalati kultúra a legszívesebben kitagadna ezért.
Így hangzik a tanácsom (pontosabban az ő tanácsuk): Nyírd ki a szöveged!
Ez egy hatásos üzleti gyilkosság.
Igen, dobáld, dobáld ki az infókat. Még akkor is, ha zseniális. Szívedhez nőtt.
A tiéd, az utolsó karakterig.
A te gyermeked.
Én is, amikor felkészítek valakit, a tartalmi részeket illetően az első lépés, hogy a tartalom 80%-át kitöröljük. A maradékot pedig megerősítjük hatásos elemekkel, nyelvi alakzatokkal, sztorival, humorral. Mindjárt megérted a tömörítés jelentőségét.
DE előtte nézzünk kicsit bele az agyunk működésébe.
Az információs krízis torpedózza meg az előadásod?
Az elmúlt száz évben elképesztő tudás- és információmennyiséget halmoztunk föl. Új ismeretek, új szakmák, új tudományterületek és új találmányok naponta nőnek, mint a gombák.
Ahogy a brit filozófus, Andy Clark fogalmaz: az agy teljesítménye a jegyzettömbök, a térképek, az irattartók és a számítógépek képernyői révén túlléphet a bőrünk és a koponyánk határain. A semmitevésnek eleve nem jut szerepe az életünkben.
Információs krízis felé hajt a világ.
Ezzel szemben kellene gyakorolnunk a semmittevést. Mert jobban érzed magad tőle. A sok ingertől az idegrendszerünk túlterhelődik és szétszakadunk a sok feladat között. A semmitevés során a figyelmünk helyreáll, kreativitásunk, memóriánk szárnyra kap. Hozzájárul az emberi kapcsolatunkhoz is, jobban teljesítünk.
Hogyan tudjuk pihentetni az agyunkat? Szász Máté neurobiológussal beszélget Bánhalmi Kata a Kösz, jól podcast legújabb adásában.
A semmittevés tehát nem luxus. Nem egy üres dolog, hiszen regenerálódik az agyunk.
A legfőbb célod viszont, hogy a közönséged ne az előadásod alatt „regenerálódjon”, hanem aktív figyelemmel legyen jelen.
Az információs túlnyomás védelmi mechanizmust vált ki az emberekben
Az előbb említett jelenség miatt előbb fáradunk el.
1986-ban egy átlagos felnőtt ember számára két újságoldalon elfért az az infómennyiség, amit egy nap szembejött vele. Ami az újdonság adattartalmát illeti.
2000-ben a Kaliforniai Egyetem (Berkeley) állami kutatóegyetemén azt vizsgálták meg, hogy a világ mennyi adatot állít elő. Éves szinten 1 milliárd GB-ra jött ki a szám. 2012-ben az IBM mérnökei megvizsgálták ugyanezt újra, és ez napi 2,5-szorzóra jött ki a korábbihoz képest.
Ma ott tartunk, hogy a bűvös szám napi 400 hegzabyte.
75 GB új infót dolgozik fel az agyunk, naponta.
Agyunk egy számítógép, amely ma annyi infót dolgoz fel naponta, amely több, mint amit a múltban egy király, hadvezér egész életében feldolgozott. Mindeközben agyunknak van ez feldolgozó kapacitása.
Ha azt vesszük, hogy 1500 terrás az agyunk (mint egy vinyó), naponta 1,2 terrabyte-ot azért meg tudunk mozgatni.
Nézzük a hasonlatot:
Háttértár méret=agyunk
Munkamemória =ram
Ez ahhoz hasonló, mint a filmnézés. Ha egy komoly videót akarsz lejátszani, akkor nagy ram képességű gépet kell venned, az emberi agynak ez a ram-ja, 4.
Ismétlem 4.
Ne giga, nem terra.
Összesen 4 adatra van az emberi agy kalibrálva.
E felett az átadás hatékonysága drasztikusan csökken.
Tehát van egy könyvtárad, 4,7 milliárd könyv a fejedben, de egyszerre 4 szóval tudsz csak foglalkozni. Ezt a mennyiséget nem tudjuk növelni.
Tegyünk egy próbát
A következő számokból jegyezz meg minél többet, sorrendben. Adj magadnak 60 másodpercet:
89615261956
Nos?
Ez csak 11 egyszerű információ, a memóriád mégsem tud vele mit kezdeni. Pontosabban a rövid távú munkamemóriánk. Bármely más esetben is (telefonszám, bankszámlaszám) 3-4-esével jegyezzük meg a számokat. De még a Taj-kártyánk száma is hármasával van számozva. Amikor megláttad a fenti számokat, hányasával kezded őket megjegyezni?
3-4.
Ez a csoportosítás mennyiségi szabálya. Ennyi információt észlelve az agyad már mintát keres. Mert, ha van mihez kötni, többet tudsz megjegyezni.
Például történelmi minta: 896 1526 1956 (Honfoglalás, Mohács, 56’)
Ha logikai sorrend van az információk között, sokkal könnyebben megjegyezzük. Mind Mapping (elmetérkép) segítségével pedig könnyen tudsz mintákat gyártani.
Az egységek (egyszerre 4 egységnyi dolog) mögé építjük fel a kapcsolódó dolgokat. De ez már asszicionális gondolkodás. Ezeket az infókat pedig összerendezi az agyunk és egy dolog lesz. Amikor a szakértői agyunk nehezen megérthető infókat dobál a közönségre, egy fogalom megértéséhez sok kis ilyen „összetett egységet” kell létrehozni az agynak. Ami sokszor hiányos.
Így elveszti a fonalat.
Az összetett vagy ismeretlen fogalmak extra kognitív erőfeszítést igényelnek.
Ez azt jelenti, hogy a komplexitás növeli az elkalandozás kockázatát. Ezért szeretjük a metaforákat, nyelvi alakzatokat, a könnyen megérthető analógiákat, mert általuk csökkenthető a mentális megterhelés, így az üzenet meggyőzőbb és emlékezetesebb lesz.
Kötegeléssel hozzuk létre a nagyobb infók feldolgozását
Az agyunkban tárolt emlékek és információk máshogy működnek: elhalványulnak, felfrissülnek, vagy meghatározott külső behatások hatására újra felvillannak.
A figyelem az a képességünk, hogy aktívan dolgozzunk fel bizonyos információkat a környezetünkben, miközben más részleteket kizárunk. Olyan, mint egy szövegkiemelő vagy reflektor, ami rávilágít a lényegre.
Azt, hogy milyen információkat tartunk meg emlékként az agyunkban, azt több tényező is befolyásolja:
Figyelem típusa. Egyszerre csak néhány dologra tudunk odafigyelni, márpedig a figyelem elengedhetetlen az új emlékek létrehozásához. Ha fókuszált a figyelem (pl. matek feladat), akkor egy dologra figyelünk, felkészült az agyunk. Feladatokat old meg, hatékony, de kifelé irányuló figyelme miatt magad felé nem tudsz figyelemmel lenni.
Ha diffúz a figyelem, akkor egy dologra és amellett mindenre is figyelsz. Sok-sok érzékszeri figyelmet jelent, pl. ha egy városban sétálsz egy célirány felé. Az agy befelé fordul. Egyfajta rutin figyelmet jelent, ez van jelen autóvezetés közben: „nem tudom, hogy jutottam haza” jelenség talán ismerős. Ha új helyen közlekedsz, fókuszált a figyelmed, ha a megszokott útvonalon, már inkább diffúz.
Azaz robotpilótára fordul az agyad. Befelé fordulsz.
Sorrend: Nem mindegy, milyen sorrendben tanulunk. Minél korábban tanulunk meg valamit, annál erősebbek lesznek az erről szerzett benyomásaink.
Életkori sajátosság: Korábbi kutatások szerint egyes információkat csak bizonyos életkorban tudjuk befogadni: a beszédhangokat például az első életévünkben sajátítjuk el.
Ha magadhoz tudsz kapcsolni egy infót (élmények, érzések szintjén), meg tudod jegyezni, ha nem, akkor már kevésbé. Ezért van jelentősége a metaforáknak, történeteknek, analógiáknak.
Most, hogy egy picit közelebb került hozzád agyunk és figyelmünk működése, nézzünk rá az előadásod jegyzetére. A figyelemkeltés és megtartás eszközeiről, a figyelemfelkeltők stratégiai hasznosságáról itt írtam bővebben.
Sok infóból fókusz: Minto-elv alapján
Ma exponenciálisán felgyorsult a világ, az AI által is eszméletlenül sok információval dolgozunk. Szóval, a kérdés adott: hogy tudunk a sok infóból lényeget, fókuszt adni?
Ha lecsukod a szemed, és látod magad előtt, ahogy pakolnak az emberek, felállnak az előadásod után, akkor mi az a mondat, amit elvisznek az előadásod után?
Mi az egymondatos üzeneted?
A Minto piramis elve arról szól, hogy mi a fő üzeneted, mi az a három dolog, ami alátámasztja azt, és mik a tények, adatok, amik ez alatt a három dolog alatt vannak. Ha az egyik kiesik, a többi akkor is viszi tovább a célod.
Tipikusan elhanyagolt az előadásokban a struktúra tudatos felépítése. Ez minden prezentáció gerince. A Minto-piramiselv megmutatja, hogyan kommunikáld érthetően és tömören az elképzeléseidet úgy, hogy a közönség figyelmét megragadhasd.
Sőt, olyan lebilincselő történet jöjjön létre, amely könnyen megjegyezhető és érthető.
„A technika nagy értéke épp abban rejlik, hogy arra késztet, hogy kihúzd a fejedből azokat az információkat, amelyekről nem is tudtad, hogy ott vannak. Majd segít fejleszteni és formálni, amíg a gondolkodás kristálytiszta nem lesz. Ameddig ezt nem teszed meg, nem tudsz jó döntéseket hozni a felhasznált diák, anyagok vagy a videók kapcsán” – vallja dióhéjban Minto.
Barbara Minto nevéhez fűződő szerkezeti elv sikerének alapja azon nyugszik, hogy az elménk automatikusan megkülönböztető piramiscsoportokba rendezi az információkat.
Piramis elv alapján:
- Az előadásunkat egy bevezetővel kezdjük a problémát (konfliktus, megoldandó nehézség, bonyodalom), és megoldókulcsot is szükséges kifejteni.
Bevezető kulcsüzenet
(szituáció/helyzet > bonyodalom/konfliktus > kérdés > válasz)
Minden, ami számít, legyen benne a bevezetőben.
- Az előadásunk további része az alátámasztó érv válaszunk: megoldásunk alátámasztására szolgál. A konklúziót – a kulcsüzenetet – az alátámasztó érveink teljes kombinációja támasztja alá (logikus történetszállá alakulva végkövetkeztetésig jut). A problémára adott válaszod MECE-érvek* logikai kombinációja támassza alá.
- Minden alátámasztó érvünket – az alátámasztó adatok segítségével megdönthetetlenné tesszük. Minden érvet alátámasztó adatok támasszanak alá.
- Konklúzió: A levonandó végkövetkeztetés.
Talán fájdalmas, hogy a szívednek legkedvesebb szövegrészeket is töröld, de ezzel lehetsz tömörebb.
Tétovázik rendesen a delete gomb előtt az ujjad?
Pedig az unalom lassan ölő méreg.
Képes elérni egy előadáson, hogy az előadó személy seperc alatt bekerüljön a szívünk első sorának harmadik fiókjába, az „unalmas emberek” címke mögé.
Mert mindannyiunkról él az előadásunk előtt egy ideális kép, amit mások reménnyel telve őrizgetnek egészen addig, amíg ki nem derül, hogy ez csak egy kósza reménysugár volt.
Sok briliáns előadás egyetlen központi gondolatra összpontosít. Maximum is csak kettőre. A kezdő előadók ritkán teszik ezt.
Florian Mueck mesélte – aki egy retorikai géniusz -, hogy évekkel ezelőtt még egy igazgatósági tag műszaki asszisztense volt a KPMG Germany-nál. Egy globális vezetői csapat ülésezett Frankfurtban, a házigazdája a főnöke, Mr. Wesner volt.
Két nap.
Kilenc nehézsúlyú partner.
Öt országból.
Az amerikai képviselő, a Forensic vezetője nem tudott elmenni. Ehelyett a jobb keze – egy fiatal partner, talán 35 éves srác – lépett a helyébe. Élénken emlékezett az első napi első találkozóra.
Egy berlini kreatív partner bemutatta a globális szervezet által támogatott innovációs központ aktuális projektjeit. A szokásos udvariassággal kezdte: megköszönte mindenkinek a támogatását ehhez a „fontos kezdeményezéshez”.
Majd áttért az első projektre.
Ezen a projekten a világ legjobb üzleti iskoláiból érkező „csapat” dolgozott, magasan motivált és jól fizetett fiatal szakemberekkel. Aztán mindössze három perccel a prezentáció kezdete után, a fiatal amerikai határozottan és hangosan közbeszólt:
„Ez mind szép, de hol a lényeg?
Mi a hasznom belőle?
Én mit profitálok belőle?”
A teremben csend lesz. A levegő fagyott. Az előadó nem szokott hozzá az ilyen agresszív közbeszólásokhoz, védekező üzemmódba kapcsolt.
Brr. Rossz ötlet volt.
A fiatal amerikai egymás után AK47-esekkel szórta meg kérdésekkel, amelyek mindegyike úgy fúródott emberünk önbizalmának koporsójába, mint egy szög. Megesik, hogy a közönséged a zárt ajtók mögött az üzleti megbeszéléseken a kommunikáció nagyhatalmaivá válnak és ha nem fektetsz be a kommunikációs készségeidbe, mindig veszíteni fogsz a nyilvános beszéd tornádóival szemben.
A jó szöveg tömör, ezért a legtöbbször törölnöd, törölnöd kell
Egy napig írsz, egy napig törölsz.
Ez matematikailag nem nulla, hanem két napnyi kiváló munka.
De hogyan?
TIPP1:
Létrehozol egy mappát, „gondolattérképet” és megmented a felesleget a későbbi prezentációidhoz. Statisztikák, metaforák, példák, sztorik (sztoribank), felütések, zárások. Jól jön ez a biztonsági háló.
Később pedig van mihez nyúlni.
2. TIPP:
Mito-elv alapján legyen meg a nyílhegyed. Mindig tudd, hogy mit akarsz mondani. Ha úgy írsz beszédet, vezetőként előadásjegyzetet, hogy nem tudod, hova „vezeted ki” a közönséged (nem adsz célt) – és ahhoz milyen végszót, felhívást társítasz –, akkor ez a legkevesebb gondod, hogy mivel pakold teli.
Ami a célt segíti, az releváns, minden más kuka.
TIPP3:
Ha megvan a beszéded célja, akkor tudd, hogy mivel támogatod. Mi az a három dolog, ami alátámasztja és milyen adatok, tények támogatják azt. Értsd a szöveg ívét: honnan mész hová (logikusan jutsz el), oda milyen lépések vezetnek. Apró lépésenként haladj, ha hirtelen egész folyókat ugranál át, a közönséged nem tud követni.
Ha pedig túl kicsiket (túlmagyarázol, sok-sok infóval), akkor monoton, fárasztó, unalmas leszel. Próbáld meg kiszedni az irreleváns nagyobb elemeket.
Kihúzhatom?
Rövidíthetem?
Van-e kifejezőbb képem rá?
Tedd fel az ellenőrző kérdéseket és egyes mondatoknál
Nézd meg, hogy szükséged van-e rájuk: vajon az előző vagy következő elmondja-e (részben) ugyanazt?
Kell egyáltalán azt mondanod, amit mondasz?
Imádom Leonardo Da Vinci idézetét: „Az egyszerűség a végső kifinomultság.”
Tegyük fel, hogy az idősávod 20 perc. Mit tennél, ha az előadás szervezői meggondolnák magukat, és azt mondanák, hogy csak 15 perced van?
A legtöbb ember válasza az, hogy egyszerűen gyorsabban kell beszélni! Ez nem egy jó választás.
Egy brit professzor nemrégiben egy informális (és nagyszerű) tanulmányt végzett, amely kimutatta, hogy az unalmas beszédek nagyobb valószínűséggel tartanak tovább. (Érted, nem? Egy szörnyű beszéd végigülésének fájdalmát az idő tetézi!)
Tehát létezik hatásos üzleti gyilkosság.
A te prezid?
Fogadjunk túlbonyolítod.
A Drprezi Akadémia amúgy kicsit mindkettőn segít. A beszédíráson és az egyszerűsítésen: https://akademia.drprezi.hu/