Szerintem minden kedves olvasóm vett már részt olyan oktatáson, ahol egy olyan rendszert (TÉR, CRM, bármilyen adminisztrációs program) tanítottak meg neki, amit majd használnia kell.
Éppen egy ilyen felkérést kaptam a minap, pontosabban hogy tanítsak meg egy csapatot rendszert tanítani. Nem egyszerű feladat, de tapasztalatom szerint szépen képletezhető. Erről írok most röviden.
.
Mi a képlete egy rendszer sikeres oktatásának?
Az én képletem: SIKERES OKTATÁS=ATTITŰD*TUDÁS*GYAKORLAT
.
Mikor sikertelen egy bevezetés?
Sok sikertelen bevezetést láttam már. Az okok mindig pontosan feltárhatók. Az első és leggyakoribb, hogy a résztvevők nem értik vagy fogadják el az új rendszer létjogosultságát. (ATTITŰD). A másik gyakori ok, hogy a rendszer nem épül be dolgos hétköznapokba, így a legtöbben visszamenekülnek a régi módszerekhez. (GYAKORLAT). Gyakori ok továbbá, hogy nem kaptuk meg a megfelelő tudást a használathoz. (TUDÁS). Ezek mindegyike megelőzhető.
.
Mi az első lépés?
Szerintem egy új rendszer bevezetésének fixen első lépése a felhasználók attitűdjének kialakítása. Ez azt jelenti, hogy meg kell érteniük a rendszert, a számukra nyújtott előnyöket és el kell fogadniuk. Ha ez nincs meg, akkor kidobott pénz. Szedjük hét össze (írásban), hogy milyen előnyöket jelent az új rendszer a felhasználóknak. A legjobb ha ezt részben őket bevonva tesszük (pl. rendszer kialakító workshopokon). A rendszer bevezetésének első szakaszában az Attitűd a kulcs és ezt később sem szabad elfelejteni. Az általam javasolt módszerek:
- Valamelyik felső vezető bevonása (írásban, vagy akár kick-off meetingen)
- A résztvevők egy részének bevonása a rendszer kialakításába (előzetesen)
- Attitűd formáló blokkok a képzés elején (egyes esetekben ilyen képzés)
- Olyan oktató bevonása, aki HITELES és LELKES a hallgatóság felé
- Kommunikációs terv kialakítása a bevezetés során
Ha az attitűd fontosságát másképp kell megfogalmazni, akkor a motiváció szót érdemes használni. A cél, hogy a felhasználó AKARja használni a rendszert, míg a másik kettő arról szól, hogy KÉPES-e használni.
Hogyan tovább?
A képlet következő két eleme a TUDÁS és a GYAKORLAT. Vagyis, van-e elég tudásom és rutinom a használatra.
Itt az oktatók személye is fontos. Képesek-e hatékonyan tudást átadni. Időnként előfordul, hogy a szervezetből erre a célra kiemelt emberek nem kapnak megfelelő képzést az ilyen feladatok ellátására.
Szerintem ilyenkor fontos, hogy ne csak gépiesen megtörténjék a tananyag leadása, hanem legyen lehetőség a későbbi támogatásra is. Ennek egy jó eszköze, ha szervezeti egységenként vannak támogatók/szakértők, akikhez bármikor lehet fordulni és akik elkötelezett felhasználók. Őket nevesíteni kell, külön felkérni és motiválni.
Az itt használható módszerek:
- Az „oktatók” képzése
- Támogató mentorok felkérése
- „profi” oktatási anyagok
- Az „élő” gyakorlás biztosítása
Ha a fentieket figyelembe vesszük, akkor garantálható, hogy a hibák legnagyobb része (Pareto-elv alapján) kiküszöbölhető lesz.
Jó bevezetést mindenkinek!
dr. Z
