Vezetők és a prezentációt előadók. Mint egy társastánc, olykor gyakori, hogy egymás lábára lépnek a résztvevők és a kémia megléte nélkül szenvedik végig a sokatmondó perceket. Meglepő módon mindkét fél szinte mindig ugyanazokat a problémákat határozza meg egymást illetően.
De az okokban és a megoldásokban különböznek egymástól. Hogyan célszerű előadni egy C-Suite vezető előtt és ki is ő pontosan?
Talán ismerős a számodra is a helyzet.
Izgatottan várod a prezentációd kezdetét, a kollegák egy helyre koncentrálódnak, te eközben a laptop-prezenter-üveg víz szentháromságból egy méltóbb helyre igyekszel áthelyezni magadat, miközben már a „felettesed” is belép az ajtón.
Természetesen ismered a korlátaidat.
Tudod, hogy lámpalázas pillanatokban gombóc keletkezik a torkodban, rád tör a gyomorideg, fokozott verejtékezés, szapora pulzus, mindent elöntő melegség jár át.
Ahogy belelendülsz, hamar elkezdesz őööö-zni. Zavarba jössz és gyakorta tördeled a kezeidet.
De a prezentációd szívből készült, annyi idő alatt barkácsoltad össze rengeteg frusztrált könnyel megöntözve, hogy a negatív Guiness-rekordok könyvében is szerepelhetnél.
Amennyiben a szóban forgó szituáció alá valamilyen aláfestő zenét választhatnál, az egy sejtelmes, bűnügyi sorozatra emlékeztető zene volna.
Mégsem aratsz osztatlan sikert.
„Soha nem tettek komoly intézkedéseket az én ajánlásom alapján.” „Szeretnék hozzászólni a témához, amikor ez a vita legközelebb ismét felmerül, de fogalmam sincs, hogyan vigyem véghez!”
„A vezető csak ásítozott és babrálta a mobilját végig a prezentációm alatt.” „Az előadásom során szemmel láthatóan felborul a menetrend, amikor a kérdések „megszakítanak” és ezt rosszul viselem, ahelyett, hogy bevonnám a prezentációmba a helyzetet.”
A felsoroltak mind gyakori panaszok azoktól, akik életükben valaha töltöttek már el pár percet egy C-Suite döntéshozó előtt és valamilyen oknál fogva letörve és végül csalódva távoztak.
A forgatókönyv pedig a következőképpen alakul náluk, talán nálad is. (Önmagad mélyrehatóbb ismerete alapján a helyes válasz aláhúzandó.)
(1) Tudomásul veszed. (2) Túléled. (3) Újrakezded. (4) Nem foglalkozol vele.
Pedig ez utóbbit kellene hanyagolni és feltornázni az ügyet a prioritáslista aljáról legalább a középmezőnybe.
Gyakorta megfogadjuk, hogy majd foglalkozunk a képességeink fejlesztésével, de gyakorta csupán a fiókba zárjuk az ötletünket.
Tehát a fogadalommegtartási idő: konstans állandó. Ugyanis minden nap megfogadjuk.
Eközben viszont tégláról téglára érzelmi falakat építünk magunk köré, az önbizalomból egyre kevesebb lesz. Belső világunk minden feszült rezdülései úgy gázolnak bele a szituációkba a sáros talpaikkal, mint a lánctalpak a virágoskertbe.
Pedig az első lépés: a döntés meghozatala.
Nos, kik is azok a C-Suite emberek és miért élik át tenger sokan előttük azokat a bizonyos kínos perceket?
Mi az a C-Suite vagy C-szintű vezető és miben felelős?
Ő a leghatalmasabb és legbefolyásosabb ember a vállalatban, óriási szervezetek esetében az egész világon.
Egy C-Suite a szervezet legmagasabb rangú vezető tisztségviselője, a kifejezés pedig ennek klaszterét leíró elterjedt szóhasználat.
Az a bizonyos „C” sok vállalati címben képviseli a „főnök” szót, mint a vezérigazgató (CEO), a pénzügyi vezető (CFO), az operatív vezető (COO) és információs vezető (CIO).
A „C-Suite” a vállalaton belüli vezetői szintű vezetőket jelenti. Ők felelősek az üzleti élet és annak szervezeti egységeinek vezetéséért.
Amikor viszont egy dolgozó eléri ezt a bizonyos a C-csomagot (feljebb lép), a technikai és funkcionális szakértelem kicsit háttérbe szorul, a vezetői készségek és az üzleti alapok erős ismerete viszont jóval dominánsabbá válik.
Azok a készségek, amelyek segíthetnek feljutni a csúcsra, nem elégségesek, ha már ott vagy.
Manapság a felsővezetés tagjai egymástól is többet várnak el.
Ők az ambíciós vezetők.
A vállalatok sokkal többet várnak el C-szintű vezetőiktől (C-Suite), mint a középmezőnyben dolgozóktól, tehát számos készséget kell csiszolniuk azoknak, akik erre a szintre törekszenek vagy már ott vannak.
Miért hozom fel ezt neked a téma kapcsán? Hadd tegyek fel egy kérdést a válaszadás során.
Szerinted mire van még szüksége egy felsővezetőnek?
Tettem fel a kérdést egy Facebook-posztban is.
A poszt több mint 34.000 embert ért el és 2500-nál is több aktivitást váltott ki számos hozzászólással.
„Az, hogy egy vezető bármit el tud érni, a kommunikációs képességétől függ” – mondja Dr. James O’Rourke, IV. Notre Dame Egyetem menedzsment tanára, a Fanning Üzleti Kommunikációs Központ igazgatója.
Vezetőként a sikerhez szükséges összes készség közül talán a hatékony kommunikáció a legfontosabb és gyakran ezt a legnehezebb fejleszteni.
Ez azért van, mert a kommunikáció nem egyetlen készség. Ez valójában egy komplex készség, amely egymásra épül.
Általánosságban ezeket szokták felhozni a szükséges „útipoggyászok” közül:
- Információk átadásának tudása
- Válaszadás „nem hétköznapi” formája
- Szóbeli kommunikáció képessége
- Ötletgyűjtés képessége
- Tárgyalástechnika
- A konfliktusok megoldása
- Történetmesélés használata a kommunikációban
- Az információk relevanciája
- Meggyőző kommunikáció
- A párbeszéd elősegítése az emberek között
- Az értekezletek érdekessé tétele
- Teljesítmény, célok, változás kommunikálása, közlése
- Az alkalmazottak motiválása
- Konszenzus kialakítása
Ezeket a területeket sokféleképpen lehet fejleszteni, tanulással, olvasással is.
A poszthoz hozzászólok olyan jellemzőket emeltek még ki, mint
Hideg fej, meleg szív, tiszta kéz.
Magas érzelmi intelligencia.
Mások szerint ez kevés, mert lehetséges, hogy ideig-óráig elbűvészkedik a szavakkal, de ha nincs mögötte EQ, hitelesség és következetesség, akkor csupán egy pozícióban lévő emberről beszélhetünk, nem pedig egy vezetőről.
Humor, hitelesség, emberi hang, következetesség, önismeret.
Egy jó vezető elsősorban jó ember (ismeri önmagát, tisztában van a jó és kevésbé jó tulajdonságaival).
Türelmes, nyitott és képes valódi vezetésre (nem parancsolgat vagy utasítgat).
Kérjen és adjon MINŐSÉGI visszajelzést a kollégáknak/beosztottaknak!
Tudjon delegálni, inspirálni a dolgozókat, motiválni, hogy ” right man on the right plece” szemlélettel kezelje a humán vagyont.
Miért fontos, hogy megértsd, milyen egy jó vezető, hogyan gondolkodik és milyen egy napja valójában?
Mert függetlenül attól, hogy hivatalos prezentációt tartasz vagy egyszerűen csak beszélgetést folytatsz, bizonyos eszközökre fokozottan szükséged lesz, hogy felkelthesd egy vezető figyelmét.
Mert a készségek fejlesztése és a temérdek teendő mellett, ami egészen biztosan nincs neki, az a felesleges nettó idő.
Viszont gyakorta kell döntést hozniuk, útirányt kijelölniük, mérlegelniük.
Egyes szakemberek annyira el vannak ázva funkcionális szerepeikben és zsargonjukban, hogy elvárják, hogy a tények önmagukért beszéljenek egy prezentáció során.
A Szahara szárazságú adatok viszont ritkán teszik ezt.
Elkerülendő hibák egy felsővezető előtti prezentáció kapcsán
A beszéded sikerének titka a végrehajtás mellett a tervezésen áll vagy bukik. Gyakorta úgy küzdesz, mint pocok a tarlótűzben, hogy átadhasd a lényeget?
Ennek egyik kulcsa, az egyszerűsítés.
1. Kerüld a bonyolultat: egyszerűsíts, egyszerűsíts, egyszerűsíts
A vezetők gyorsan, lényegretörően szeretnék hallani a véleményedet.
Ne úgy indíts tehát, hogy az elkövetkező 20 percben X, Y és Z témákkal foglalkozol. Valójában 30-60 másodperced van, hogy bedobd a témádat.
Egy profi vitázó már rutinszerűen csinálja ezt és csak ezután tölti a hátralévő idejét a részletek „kidolgozásával”.
Ha a háttérinfókat és az adatokat még a következtetések levonása előtt mondod el, máris kicsit elhárítottad a lehetséges véleményezők kísértését a felszólalásra vagy az idő előtti közbe szólására.
Egyszerűsítsd a grafikonokat.
A vezetők napi szinten rengeteg döntéssel, problémával és projekttel foglalkoznak. Nincs idejük megfejteni a grafikonok jelentését az óriási adatterhelés mellett.
Tehát ne dobd fel az összes megjeleníthető adatot egy diára.
A három dia – három kulcsfontosságú pont felállás jóval kedvezőbb, mint egy olyan komplex dia készítése, amely három perc fokozott figyelmet és értelmezést igényel az ügyvezető részéről.
Olyan retorika eszközök, mint a nyelvi alakzatok, történetmorzsák beleszövése az előadásba is segíthet a közérthetőség szempontjából.
Csak stílusosan.
A szemléletességet és a hatásosságot az alakzatok eszközével is elérheted, ahol az egyes üzeneted hatásosságát növeled. Ezek közös kulturális kódokat aktiválnak bennetek, amely során megteremted a közös nevezőt a résztvevőkkel.
Előnye, hogy a másodlagosan behívott jelentéstartományokat nem szükséges magyarázni.
Máris egyszerű és közérthető vagy.
Ha Steve Jobs 2007-es iPhone-t bemutató beszédében nem félt használni (10 retorikai eszközt is találsz benne), akkor te se tarts tőle. A beszéde segítette az iPhone népszerűsítését és eladását is.
Mert a száraz technikai információkat is közérthetően adta át.
Legyen szó politikai szónoklatról, konferencia-előadásról vagy egy hétindító értekezleten elhangzó vezetői összefoglalóról, a hallgatóság szomjazza és várja a beszélőtől az egyszerűséget és a képszerűséget. Berze Márton, társszerzőm
Részlet a könyvemből, a Még mindig Előadok tehát vagyok c. könyvből.
Minden ember szimbólumokon és képi reprezentációkon keresztül képes gondolatban térben és időben mozogni. Azaz játszi könnyedséggel ismer fel ok-okozati összefüggéseket vagy von le következtetéseket.
Sőt, az üzleti életben a történetmeséléssel másokat inspirálni is lehet. Felkelteni a figyelmet és mozgósítani az embereket. Szemléletes és emlékezetes lehetsz általa.
2. Monológok kerülése: a vezetők párbeszédet, közös „frekvenciát várnak” el
Nagyszerű ötleted van? Csiszold tökéletesre a bemutatását.
Ha 30 percet hagytak neked és te ebből 25 perc hivatalos előadást tartasz, 5 percet hagyva a kérdésekre, nos nem véletlenül fogsz csalódni az emberek reakcióiban.
A vezetők párbeszédet várnak, nem monológot.
A Droid 2.0 féle darálás a „kopott”, csupán száraz infókat tartalmazó beszédeddel nem fogja a szituációt egy végső konklúzió, közös nevező felé terelni.
Tökéletesítsd a „nagy képet” egy sztorival!
Add hozzá az emberi dimenziót. Adatok, kutatások, interjúk és a témában szerzett szakértelem.
De mi a hatása? Mi a történet, amit mesélsz?
Meséld el a vezetőknek, hogy a változás, a szabályzat, a költségvetés növelése, az a bizonyos lépés meghozatala vagy a szóban forgó marketingkampány milyen hatással lesz az emberekre, az alkalmazottakra, az ügyfelekre, a lakosságra.
Mi a hosszú távú hatás vagy potenciális lehetőség?
Adj nekik vizuális képet.
Számos prezentációs technikát használhatsz, melyek közül némelyik verbális:
- a metaforák,
- hasonlat,
- analógiák,
- történetek és anekdoták,
- kontrasztok (szembeállítások),
- retorikai (vagy költői) kérdések,
- retorikai hármasok
- az erkölcsi meggyőződés kifejezése;
- a csoport érzelmeinek tükröződései (a közönség hozzáállásával kapcsolatban szóban történő reagálás);
- a magas célok meghatározása;
- magabiztosság kommunikálása
Pár taktika nem verbális, azaz nonverbális:
- animált és élő hang (“ő”-zés és töltelékszavak nélkül)
- arckifejezések
- gesztusok
- testtartás
- alapállás
3. Túltolt technikai halandzsa kerülése
Gereblyéztél valaha faleveleket? Vagy próbáltál már jégkaparó nélkül téli harci díszt távolítani el az autód elülső feléről?
Próbálj meg egyszer egy régi, rozoga, instabil szerszámmal vagy a jeges ellenség esetében a puszta kezeddel nekiesni a feladatnak.
Izzasztó, kimerítő szélmalomharcot vívsz majd, melynek elkeserítően frusztráló hatása van, a célod pedig sosem éred el vele.
Épp így van ez, amikor száraz tényeket használsz. Csak és kizárólag.
A C-Suite közönség azt akarja, hogy értesd meg projekted vagy ötleted technikai részleteit, érthetően.
Hagyd el tehát a mondanivalód egészen részletes tech-színben történő feltűntetését.
Valójában ritkán akarják hallani a finomabb részleteket, hacsak nem ugyanolyan tudásra specializáltak, mint te.
Azt várják tőled, hogy rendelkezz azzal a képességgel, hogy a szakterületeden kívüli szélesebb közönség számára is le tudd fordítani a technikai szakértelmed.
Használj diagramokat, grafikonokat, folyamatábrákat.
De frissítsd a szakmai szótárad néhány olyan kifejezéssel is, hogy azokkal a szakterületeden kívülállók is megértsék, hogy az a bizony dolog, amiről beszélsz, az mit tesz, …hogyan járul hozzá….. és miért számít.
Rendelkezz adatokkal, de soha ne függj tőlük!
A vezetők tudni szeretnék, hogy léteznek olyan mutatók, amelyek alátámasztják az az általad elmondottakat vagy ajánlásodat, de nem feltétlenül mindig akarják hallani is őket.
Számítanak arra, hogy jól végzed a munkád és a szakmai tudásoddal le tudod vonni a következtetéseket a kutatásodból, méghozzá helyesen. Mindig alá tudd támasztani az állításod, de soha ne várd el, hogy csak az adatok szolgálják az ügyedet.
Ahhoz, hogy beléphess az igazán emlékezetes, feszengésmentes és sikeres prezentációk épületébe, olyan kulcsokkal kell rendelkezned, mint a
- Verbális kulcs – tartalom (téma, szerkezeti felépítés)
- Vokális kulcs – légzéstechnika, hangképzés, artikuláció, beszéd zenei eszközei
- Testbeszéd kulcsa – Szemkontaktus is – sikeresebbé válhatsz a társas interakciók kezelésében. Hatással van az önbizalmadra is.
Testbeszédünk nyelve ősibb a beszélt nyelvnél, így annak dekódolása mélyebb agyi rétegekhez kötődik, mintegy zsigeri szinten zajlik. Mindannyian érzelmeken keresztül hatunk – hiszen folyamatosan benyomásokat, érzéseket hagyunk magunk után.
Ha szeretnél a prezentációid magabiztos urává válni, vedd a kezedbe a saját sorsod, tedd a vállaidra a terhet és bólints rá az önfejlesztésre (és kattints rá a linkre!)
A cikk megírásában az alábbi angol nyelvű cikk inspirált.
