A jó prezentáció olyan, mint egy jól megtervezett utazás. Van eleje, közepe, vége. Van iránya és van célállomása (úti cél). Nem azért „követnek téged” benne az emberek, mert kötelező számukra, hanem mert kíváncsiak arra, hová viszed el őket. A legtöbb előadó azonban fordítva csinálja. Fogalma sincs merre tart, hogyan és mivel jut el oda. Csupán egy jól megpakolt bőröndje van.
Tapasztalataim szerint a legtöbb vállalati prezentáció rutinból és reflexből készül, ezáltal nélkülözi a mély átgondoltságot. Nincs haditerv a retorikai normandiai partraszállásra.
Nincs rá idő.
Nos, a nincs idő kifogása is könnyen meghazudtolja önmagát.
Ugyanis a nulla időbefektetéssel készült prezentáció nulla üzenetet ad át, ez tapasztalat. De legyünk megértőek, sosem tanultuk sehol, hogy a prezentáció hogyan készül profin. Az alábbi cikket használhatod a felkészülés részeként is, de akkor is, ha kész az anyag és szeretnéd gyorsan leellenőrizni.
Mitől lesz egy prezentáció valóban jó?
Nos, nem attól, hogy előbb elkészítjük a diákat, aztán próbáljuk kitalálni, hogy tulajdonképpen mit is szeretnénk mondani. Nem csoda, hogy a közönség néhány perc után elveszíti a fonalat.
A kérdéseid jogosak és validak: akkor mitől figyelnek rád? Mitől értenek meg? Mitől emlékeznek rám még napokkal később is?
A válasz három területen, pilléren keresendő a prezentációt illetően:
- a felépítésben,
- a vizualizációban,
- az előadói jelenlétben.
Ez a három pillér együtt alkotja a hatásos prezentáció alapját, de elsősorban mindhárom alá van rendelve ennél is fontosabb fő-fő dolognak, ő lenne a prezentáció félistene: az üzenet.
A jó prezentáció képlete tehát egyszerű:
Jó prezentáció = erős üzenet + világos vizualizáció + hiteles előadó
A jó prezentáció funkciójában mindig segít megérteni, elfogadni és megjegyezni az üzenetet. Szerkezetét tekintve egy világos gondolati ívre épül fel, amely lépésről lépésre vezeti a közönséget. A vizualizáció pedig nem díszelem benne, hanem egy megértést támogató segédmunkás.
Erre viszont csak akkor vagy képes, ha mindvégig jelen vagy benne, kapcsolatot építesz a közönséggel és képes vagy a figyelmet felkelteni, irányítani és végig fenntartani.
Hogyan ellenőrizd, hogy teret adsz-e annak a bizonyos „félistennek”?
Az alábbi kérdések segítenek irányba állni.
Kérdések, amiket tegyél fel magadnak, hogy leellenőrizd a jó prezentáció DNS-ét:
- Megvan az előadás célja, kulcsüzenete?
- Ez a kulcsüzenet összhangban van azzal, amit a hallgatóságodnak magával kell vinnie az előadás után?
- Megfogalmaztad azokat az üzeneteket, ami a végén velük megy ki a teremből?
- Találtál olyan mondatot (jelzőt, képet, metaforát, hasonlatot, történetet), ami érdekesen bemutatja az üzenetedet, akár úgy, mint egy felidézhető és kommunikálható szlogen?
Egyszerűnek tűnik, mégis összetett.
Miért olyan egy jó prezentáció, mint egy rejtélybe csomagolt talány?
Mert a legtöbben azt hiszik, hogy a prezentáció egyenlő a PowerPoint-tal.
Pedig a koncerten se a gitár miatt vesznek jegyet az emberek, hanem a zenész miatt, aki a hangszeren játszik.
A dia olyan, mint egy gitár a koncerten.
Pontosan ezért fordul elő olyan gyakran, hogy valaki gyönyörű diákkal is unalmas előadást tart, míg más néhány egyszerű képpel képes teljesen lekötni a hallgatóságot. Ez az egész helyzet azért sem mindegy, mert a közönség ma soha nem látott versenyhelyzetben figyel. Másodpercek alatt valami rástartol a figyelmükre. Éppen ezért a jó prezentáció figyelemszervezésről szól, nem egy információs sorozatlövetet jelent.
A kapcsolattartáshoz pedig vokális feladatokat, testbeszédi fortélyokat és technikai felépítése során különböző figyelemfenntartó elemek használatát is figyelembe kell venned, ha jól akarsz teljesíteni.
A jó prezentáció kulcsa, ami a rejtélyt feloldja?
Szempontok, amikre figyelj:
- Verbális szempont – tartalom (téma, szerkezeti felépítés)
- Vokális szempont – légzéstechnika, hangképzés, artikuláció, beszéd zenei eszközei (ha a prezi online zajlik, ez ülve még nehezebb)
- Testbeszéd szempontjai – szemkontaktus, testtartás (online a kamera okozta negatív vetületek)
Prezentációd akkor lesz emlékezetes és magával ragadó, ha a belső érzésvilágodat és a gondolataidat, meglátásaidat képes vagy maximálisan kifejezni mindhárom szempontból, ugyanis ez ragadja magával a közönséget vagy képes motiválni őket.
A prezi pillérei a következők.
Prezentáció első pillér: a felépítés
Csinálhatod ezt úgy is, mintha idegenvezetőként egy városnézésen véletlenszerűen kanyarognál az utcák között. Nos, máris el is unták az utazást, egyesek lemaradnak és elvesznek a szűk sikátorokban, mások már a lépcsőkön ülve dobálják rád a szotyit.
„Erre kár volt befizetni.”
A jó prezentáció végülis egy jól felépített idegenvezetés. Tudod, honnan indulsz és a témára jelentkezők milyen tudással rendelkeznek az utazás során érintett helyek, események kapcsán. Tudod, hová érkezel, mi az úti cél, ahová el akarsz jutni.
És minden állomásnak szerepe van.
Miért épp itt álltok meg? Mi a jelentősége? Hogyan ad ez plusz élményt?
Ne feledd: a prezentáció kezdésétől, a közepén át a zárásig tartsd magad a logikai ívhez.
Ellenőrizd a felépítés sava-borsát
- A bemutatkozásod (nyitásod) meg fogja ragadni a figyelmet?
- Vannak a prezentációdnak moduljai és azoknak címei?
- Megvan a logikai ív az egyes modulok között?
- Megvannak a megfelelő válaszaid a következő kérdésekre, ami a hallgatóság fejében szokott lenni: Mit? Miért? Ki? Hogyan? Mikor? Hol?
- A támogató üzeneteid erősítik a kulcsüzenetedet?
- Különböző érveket használsz? (direkt, indirekt stb.)
- Van összefoglalás az előadásod végén, ahol megerősíted még egyszer az üzeneteket?
Kezdés, zárás, és ami közte van – hogyan lesz belőle jó prezi?
A nagyszerű és emlékezetes beszédek és prezentációk mindig rövidek, általában egyszerűek és koncentráltak.
Például épp ezért, amikor egyedi a kezdés, akkor az előadás is az lesz, legalább kb. 5%-ban. A maradék 95%-ban „bűnösen gyenge” kezdéseket látok elrozsdásodási tendenciával. Ezért a hatásos kezdést mindig a legvégén készítjük, amikor már megvan az üzenet, a szerkezet.
A jó kezdés célja a figyelemfelkeltés, a bevonás:
- Kezdheted történetmeséléssel: amibelülről jön és nem mesterséges. Emberi lesz, érzelmekkel. Innen már könnyű győzni.
- Kezdheted érdekes adattal: főleg a férfiak imádják az érdekes adatokat, statisztikákat.
- Kezdheted kérdéssel: a kérdéssel nyitás számos előnnyel rendelkezik. Azonnal aktivizálja, bevonja a hallgatóságot (itt figyelni kell). Sokszor az információgyűjtés eszköze (…ki ért egyet azzal?), vagy megelőző információ (….ki látta az XY előadást….).
- Kezdheted egy STAR-momentummal: tehát fizikai tárgyat, kelléket használsz az előadás során és megdöbbented a hallgatóságot. A váratlan mindig magával ragad. Ha valami szokatlan történik, mindenkit érdekel.
Ezután bizonyítod, érthetővé teszed a mondandód:
- Ezt elérheted egy jó hasonlattal: egy hatékony retorikai eszköz, amely kézzelfoghatóvá és érthetővé teszi az elvont gondolatokat azáltal, hogy két különböző dolgot köt össze egy közös tulajdonság alapján. A hasonlat egy könnyen felismerhető képletre húzható fel: A olyan, mint a B (pl. „Az előadás olyan, mint egy hullámvasút.”).
- Ezt elérheted metaforával: a metafora megragadja a figyelmet és a tudattalanra hatva teszi emlékezetessé az üzenetet. A képszerűség mellett a váratlanság teszi a metaforát ellenállhatatlanul izgalmas retorikai eszközzé.
- Ezt elérheted más nyelvi alakzattal: a köznapi vagy költői szóképek, retorikai alakzatok – ilyen pl. a metafora, hasonlat, metonímia, analógia, szinesztézia, alliteráció, anafora, ismétlés, fokozás, paradoxon, oximoron, körülírás stb. – elengedhetetlen kellékei a hatásos nyilvános beszédnek.
Beszéd átlagosból így válik megjegyezhetővé: íme a nyelvi alakzatok a retorikában – KISOKOSom.
Velük kifejezheted, sőt átadhatod az üzeneted olyan esetekben is, amikor nem lehetséges nyíltan kifejezni a gondolataidat. Vagy a megértetése több lábjegyzetet és magyarázatot igényelne a részedről, amihez sem idő, sem elég figyelem nem társul.
Előnyük, hogy az asszociációk és a másodlagosan behívott jelentéstartományok nem szorulnak magyarázatra. Ezért az alakzatok erősíthetik az átadandó üzenet hatékonyságát. Olyan ez, mint amikor duplára kötöd a cipőfűződ az egyszerű masni helyett.
A zárással pedig bevasalhatod az üzenetet:
A közönség nem a huszonkettedik diára fog emlékezni, hanem arra az egy gondolatra, amellyel útjára bocsátottad. A zárásnál ezt elérheted:
- egy izgalmas hírrel vagy egy elképesztő statisztikával.
- egy megdöbbentő állítással, anekdota- vagy kérdéshasználattal.
- bármely figyelemfelkeltő eszközzel.
- a meggyőzés érdekében egy felszólítással.
- azzal, hogy újra hivatkozol a fő gondolatra, összefoglalhatod egy okos hasonlattal vagy metaforával a lényeget.
- alternatív megoldásként egy kérdéssel vagy kihívással, amelyen elgondolkodhat kicsit a hallgatóság.
Prezentáció második pillér: a vizualizáció
A jó vizualizáció, a vizuális memóriára előnyös hatással van a prezidre, amennyiben a képhasználat alátámasztja az üzenetet és végig a közönséghez beszélsz, tehát nem csak az információkat pörgeted ki vele.
Az emberi agy csak néhány információ befogadására képes egyszerre, ezeket az információkat pedig a prezentációd során mindig egy logika mentén szükséges átadnod.
Tapasztalatom viszont az, hogy a legtöbb dián nem kevés a dizájn, hanem inkább túl sok a szöveg. Miközben egy jó dia olyan, mint egy reflektor. Rávilágít arra, amiről éppen beszélsz.
Semmi többre.
Semmi kevesebbre.
Egy 20 perces előadásnál már szükség van vizualizációra is, de ennek fontos szabályai vannak. Ebben meg kell tanulni egyszerűnek lenni. Ha valamit nem tudsz egyszerűen elmagyarázni, azt nem is érted.
Ellenőrizd le a prezentációd vizuációját:
- Szükséges logika mentén tördelni, szóval 2-3-4-es egységben gondolkozol?
- Sikerül tiszta gondolatokat formába önteni? Például erős és világos kontraszttal vonzani a tekintetet, amely megkönnyíti a részletek megfigyelését.
- A vizuális elemek (színek, méretek, formák) közötti kicsik vagy nagyok a különbségek, mert utóbbi azonnal irányítják a fókuszt?
- Kiszelektáltad a rengeteg szöveggel, kisbetűkkel, vízjeles és gyenge felbontású képekkel tarkított PPT-det? Vagy az információtúladagolás bűncselekményét követed el?
Hogyan vizualizálj hatásosan?
Az információval csínján kell bánni, mert könnyű túladagolni. Aki a rövid távú memória számára befogadhatatlan mennyiségű információt próbál túl rövid idő alatt áttolni a közönségén, az gyakorlatilag prezentációs „sorozatlövést” követ el.
A legveszélyesebb összetevők:
- 12-es betűméretű mikroszkopikus szövegek,
- teljes regények diába másolása,
- „mindent egy slide-ra” filozófia,
- olyan táblázatok, amiket még a NASA is visszadobna túl bonyolultra.
A mellékhatások sem gyengék:
- a közönség mentálisan kijelentkezik,
- nem emlékeznek rád,
- nem hívnak vissza,
- az üzeneted eltűnik az információs zajban.
A jó vizuális felépítés így néz ki:
- Egy dia = egy gondolat
Ne próbálj három perc alatt öt különböző üzenetet átadni.
- Használj képeket a szöveg helyett
Az ember előbb lát, mint olvas. A vizuális információ gyorsabban feldolgozható.
- Emeld ki a lényeget
Ha minden hangsúlyos, semmi sem hangsúlyos.
- Hagyj üres teret
A jó dizájn nem attól jó, hogy sok minden van rajta, hanem attól, hogy minden látszik rajta.
A harmadik pillér: az előadói jelenlét
Régen azt hittem, hogy a vezetőket automatikusan követik az emberek.
A CEO belép a terembe…és megszólal a tekintélyzene a háttérben. Mindenki jegyzetel, bólogat és issza a szavait. De a valóságban a pozíció még automatice nem karizma, a titulus meg nem jelenlét.
Utóbbiért talán többet is kell küzdeni.
Tehát lehetnek nyersebb és akkor azt mondanám neked, hogy hiába vagy szakmailag zseniális, ha például úgy beszélsz, mint egy túlpörgött aukciós kikiáltó egy energikus Red Bull-infúzión.
A valóság gyakran így néz ki: a CEO belép a terembe…és megszólal a prezis rapper. Onnantól úgy viszi az előadást, mintha időre kellene ledarálnia a teljes éves jelentést, mielőtt felrobbana egy bomba.
„Jóreggeltmindenkinekörülökhogyittvagytoknagyonizgalmasévállmögöttünk…”
Igen, jól érzed, most jön a rész, amit a legtöbben szeretnének megúszni. Pedig ez dönti el a prezentáció végső sikerét. A közönség nem a diákkal találkozik, hanem veled.
Az emberek előadókat hallgatnak és nem PowerPointokat
Miközben számos előadó kívülről úgy néz ki, mint egy túlpörgött TEDx-előadó.
És ez csak egyetlen példaként felhozott tipikus hiba, ami rontja a jelenléted.
A hibák pedig egyszerű okokra vezethetőek vissza, gyakran az egyén csak lámpalázas, mindenáron bizonyítani akar, vagy fél a csendtől. Ezzel a tekintély vagy az önbizalom hiányát üzeni.
Gyors beszédtempó esetén ezt úgy próbálja kontrollálni, hogy verbálisan átrohan rajtad, mint a legpörgősebb nyelvű rapper. „Nyeljétek le gyorsan ezt a 47 gondolatot, mert én is pánikolok.”
A közönség ezt nem magabiztosságnak érzi, hanem támadásnak, önbizalomhiánynak, tiszteletlenségnek. A „prezis rapperek” a gyors beszédtempó miatt nagyobb valószínűséggel követnek el hibákat a kiejtésében, és kevesebb idejük van átgondolni a szavaikat. A pontatlan artikuláció érthetetlenné teszi a beszédüket.
Eredmény?
Nem leszel jelen.
Akkor sem, ha Vászonszerelembe esel, és a szemkontaktus helyett a vászonnal szemezel egész végig. Vagy ha túl monoton a hangszíned, vagy felolvasóestet tartasz („kizárod” a közönséget).
De mit jelent az előadói jelenlét a gyakorlatban?
Azt, hogy nem a következő mondaton gondolkodsz. Nem a diákat figyeled vagy a hibáidat elemzed fejben, hanem kapcsolatot építesz.
A jó előadó:
- szemkontaktust tart,
- érthetően beszél,
- megfelelő tempót használ,
- tudatosan alkalmaz szüneteket,
- energiát visz a mondandójába.
A közönség gyakran hamarabb eldönti, hogy hisz-e neked, mint hogy megértette volna az érveidet. Ezért az előadói jelenlét nem extra, hanem alapfeltétel.
Akkor csináltad jól a prezentációt, ha az alábbiak révbe értek
A prezentációd akkor jó, ha:
1. Érthetővé tette az üzeneted.
A közönség pontosan tudja, miről beszélsz és miért fontos. Miért fontos esetleg a számára. Logikusnak és követhetőnek ítéli. Az egyszerűség és a közérthetőség egy gesztus.
2. Emlékezetessé tette az előadásod.
Nem csak információt adtál át, hanem nyomot is hagytál. A beszéded sikerének titka a végrehajtás mellett a tervezésen áll vagy bukik. Ezen pedig segít az, ha egyszerű és közérthető vagy (pl. metaforával, hasonlattal stb.)
3. Hitelességed építette.
A jól felépített és magabiztos előadás szakértői státuszt teremt. Ha magas az ethoszod, a közönséged hallgat rád, figyel rád az első megszólalásodtól kezdve és bízik benned.
4. Cselekvésre ösztönözött.
Egy jó prezentáció után történik valami. Döntés születik, projekt indul, ajánlatot kérnek. Vagy egyszerűen csak másképp gondolkodnak, mint előtte.
Jó prezentációt így építs tehát lépésről lépésre – csekklista
ELSŐ LÉPÉS: szánj időt a prezentáció elkészítéséhez
A jó prezentáció lényege az, hogy a közönség megértse, megjegyezze és elfogadja az üzenetedet.
Nancy Duarte, Slide:ology című könyvében azt mondja, hogy 30 dia elkészítéséhez 60-90 óra kell. Egy-egy fontos előadás esetében hetekkel korábban elkezdem gyűjteni az anyagokat és gondolkozni a koncepción, üzeneten (én általában a MS OneNotes-ot használom erre).
Amikor közeledik a határidő, akkor következik a Mind-Map összerakása. A megszerzett információkat csoportosítom és meghatározom, hogy az egyes kategóriákhoz milyen üzenetek tartoznak. Még mindig nem nyitok Powerpointot. A Mind-Mapre még két dolgot rajzolok rá. Az első, hogy a témákhoz milyen sztorijaim lesznek, a másik, hogy milyen egyéb eszközökkel teszem érdekessé.
(Csak ezek után jön PPT vagy Prezi.)
Saját tapasztalatom szerint a jó (és fontos) prezire fordított idő (15-20 dia esetén):
- Információ gyűjtése és rendszerezése (2-6 óra)
- Az üzenetek megfogalmazása (1-2 óra)
- Az üzenetek (és érvek) struktúrája (2-4 óra)
- A prezentáció összerakása (4-12 óra)
- A prezentáció gyakorlása (2-3 óra)
- Ha ezeket összeadom, a végeredmény: 11-25 óra.
MÁSODIK LÉPÉS: Határozd meg az egyetlen fő üzenetedet és építsd körbe
Ha a közönség csak egy dolgot vihetne haza, mi lenne az?
Ehhez pedig a túl sok adat, túl sok szöveg, gyenge szerkezet és kevés előadói energia nem jó recept. Ha szükséges nyirbálj.
A prezentációra történő felkészülésnél a struktúrakialakítás (milyen elemeket veszel bele, mi lesz a logikai íve) nagyon fontos. A figyelemfelkeltő és -fenntartó eszközök megtervezése (humor, alakzatok, szóképek, idézetek stb.) patikamérlegen kimérése következik.
Legyen fókuszban a kevesebb infó, ezáltal erősebb fókusz, azaz nagyobb hatás. Ha egy diáról nem tudod 3 másodperc alatt megmondani, mi a lényege, akkor valószínűleg túl van tolva.
HARMADIK LÉPÉS: Építs logikus történetívet a kiválasztott „prezis tartalmi elemekkel”
Vezesd végig őket a problémától a megoldásig.
A kiindulóponttól, a végső állomásig.
Erre kiváló például a Minto piramis elv is, ami azon az előfeltevésen alapul, hogy egy érv könnyebben érthető – és sokkal meggyőzőbb –, ha piramisszerű hierarchiába rendeződik.
Tehát a piramis tetején található a prezentációd legfontosabb elvihető üzenete, melyet ezután logikus sorrendben követik a bizonyítékok rétegei. A struktúra mögött pedig egy logikával és adatokkal alátámasztott történetszál bontakozik majd ki, ezt tudatosan tervezed meg.
Tehát a prezentációd egy bevezetővel kezded, majd mind a problémát (konfliktus, megoldandó nehézség, bonyodalom), mind pedig a problémára adott és általad nyújtott megoldókulcsot is kifejted.
Az előadásod további része pedig a válaszod, megoldásod alátámasztására szolgál.
NEGYED LÉPÉS: Jöhetnek a diák
Készíts egyszerű vizuális diákat. Kevesebb szöveg, több érthetőség. Minden dia alá írd oda ezt az egy kérdést: „Mi az az EGY dolog, aminek át kell mennie?”
Aztán nézd meg, valóban ez ugrik-e ki/be elsőre. (Ha nem, emeld ki vizuálisan.) Minden más elem támogatja ezt? (Ha nem, kukázd ki.) Az ömlesztett infót bontsd 2-3-4 elemű blokkokra. Ha egy dián három erős gondolat harcol egymással, akkor csinálj belőlük három diát.
7 \pm 2
A híres 7±2 szabály szerintem prezentációban még optimista is. A valóság inkább az, hogy az emberek 2-3-4 jól csomagolt gondolatot visznek haza egy előadásból.
A többi?
Ott marad a dián.
Veled együtt.
ÖTÖDIK LÉPÉS: Gyakorold hangosan, készülj a közönségre
A prezentáció nem dokumentum, inkább egy előadás.
Ezért fontos a „színpadi modorod” finomítása: testbeszéded, artikulációd, beszédtechnikai gyakorlatok beiktatása, szemkontaktus, mimika, gesztusok tudatosítása. DE épp ilyen fontos a lámpaláz kezelése különböző ötletekkel (előadás előtti és alatti szokások kialakításával).
Lélekben készülj fel a hallgatóság váratlan reakcióira, kérdéseinek kezelésére (kérdések esetén hogyan fogsz válaszolni és mit fogsz válaszolni a potenciális kérdésekre).
Gyakorold a technikai segédeszközök használatát (prezenter, diák kezelése stb.).
Honnan tudod, hogy jó lett a prezentációd?
Onnan, hogy a végén vissza tudják mondani a fő üzenetedet.
Tehát nem a diáid színeit sorolják fel, sem az Ariel vagy Calibri betűtípust nevezik nevén. Hanem azt az egy gondolatot, amiért kiálltál eléjük. Mert a jó prezentáció egy olyan megvilágított híd, amely összeköti azt, amit te tudsz azzal, amit a közönség még nem tud. Ha a híd instabil, senki nem mer átmenni rajta.
Ha pedig túl bonyolult, akkor eltévednek rajta.
Legyen egy erős, világos és jól megépített hidad, amin a felépítés tartóoszlopai stabilitást nyújtanak, a vizualizáció korlátként megtartja az üzeneted és segít átkelni, az előadói jelenléted pedig az a bizalom lesz, ami miatt egyáltalán rá mernek lépni.
Jussak eszedbe, amikor átéled, hogy mindhárom működik, mert a prezentációd ott válik élménnyé, és nem diák sorozatává. (Az emberek pedig erre emlékeznek.)
Ebben segít a DrPrezi Akadémia is.